Тайм менеджмент (управление временем)

17/08/2014 Полезное  Нет комментарий

wallpaper-1806765

Свобода распоряжения личным временем (тайм-менеджмент) – это главная причина, которая привлекает людей во фриланс. Но повышается ли при этом эффективность? Даже с учетом того, что не нужно тратить время на поездку до работы и обратно, на бессмысленные разговоры с коллегами, на бесконечные планерки и отчеты перед руководителями, эффективность работы не растет.

Многие фрилансеры просто не знают, на что у них уходит день, задерживают сроки сдачи проектов, теряют клиентов и деньги. И если вы читаете эту статью, значит, проблема дедлайна актуальна и для вас. Итак, как увеличить личную продуктивность и начать, наконец, управлять своим личным временем?

Время – это единственный ресурс, который нельзя восполнить. В сутках 24 часа, в году 365 суток, и к этому ничего не прибавишь и не убавишь. Вы можете только грамотно распорядиться тем, что имеете. И вот тут мы подходим к самому интересному: по статистике средний житель Российской Федерации проводит в социальных сетях 50 минут в день. Только средний, ведь у фрилансеров, которые по долгу службы большую часть рабочего времени тоже проводят в сети Интернет, этот показатель намного выше.

Установите на свой компьютер программу учета рабочего времени вроде motivate clock и вы удивитесь, насколько значительная часть вашей жизни уходит на разнообразных пожирателей времени. Если неудобно работать с программой, тогда просто возьмите блокнот и в течение дня записывайте в него все, что делаете: сколько времени потрачено на задачу или её часть, завтрак, отправку почты, вынос мусора, ремонт холодильника, на попытки собраться с духом, прежде чем начать какую-то задачу. Эта запись сама по себе мотивирует на действия, но по итогам трех дней учета времени, вы поймете, чем на самом деле занимаетесь. И тогда можно будет отказаться от каких-то действий, какие-то объединить, а какие-то – делегировать.

Компьютерные игры. Единственным оправданием для многочисленных установленных на вашем компьютере MMORPG и онлайн стратегий может быть только тот факт, что сами являетесь игровым ревьюером и пишете обзоры. В противном случае, это абсолютно бессмысленное занятие, ведь игра рано или поздно надоест, и все квесты, игровой опыт и внутри игровая валюта потеряют для вас всякое значение, а часов, дней и иногда даже лет, потраченных на игрушку, уже не вернешь.

Телефон. Если использовать его строго для деловых разговоров, назначений встреч и обсуждений рабочих моментов, то это удобный инструмент, который экономит время. Если же по телефону идет лишь дружеская болтовня или поддерживание отношений от скуки, то это пожиратель времени. Если вы работаете, то и телефон должен работать на вас, поэтому попросите близких не звонить в рабочее время или отключайте телефон и раз в час отвечайте на пропущенные звонки.

Планирование дня. Если вы не планируете жизнь, она сама планируется. А между тем, рабочие задачи очень просто взять под контроль, если хотя бы выписать их на чистый лист бумаги и расставить приоритет по важности и срочности. Так вы не упустите сроки и сможете спокойно и продуктивно работать в оптимальном графике.

Поставьте фильтр на YouTube. Это такой же инструмент, как и телефон: можно смотреть по нему важные новости или искать существенную информацию, либо бесконечно серфить в поисках интересного. В целях экономии времени стоит смотреть лишь то, что рекомендую доверенные пользователи.

Бросайте курить. Сигареты не приносят вдохновения, поскольку снижают уровень кислорода в крови, это ухудшает питание тканей мозга и, в конечном итоге, влияет на умственные способности. С точки зрения времени, ежечасные перекуры по 10 минут отнимают полтора часа рабочего времени в день.

Сортируйте контакты. Поделите авторизованных у себя пользователей ICQ, Skype и почты, на друзей и заказчиков. Отвечайте заказчикам мгновенно, друзьям же можно написать после того, как работа будет завершена. Так же можно поступать и с социальными сетями и форумами, если в них есть контакты ваших заказчиков. Если же нет, то и смысла открывать Вконтакте или facebook каждый час нет. И вообще, научитесь пользоваться статусами, к примеру, в Skype и ICQ можно выставить значок «не беспокоить» – так окружающие будут знать, что вы занимаетесь работой, и не станут надоедать лишний раз. Отвечайте на письма кратко и по существу. Не пишите больше, чем того требует дело.

Не переоценивайте свои силы. Каждая работа отнимет у вас определенное время, и у каждой задачи есть свой срок. Научитесь оценивать, сколько времени занимает у вас тот или иной проект (это приходит с опытом), и старайтесь, во-первых, во время работы этого срока придерживаться. А во-вторых, не берите больше, чем можете выполнить. Лучше честно предупредить заказчика, что не успеваете, но сохранить отношения.

Храните ценную информацию в зоне быстрого доступа. Например, можно хранить на компьютере файл с паролями, номерами, серверами ftp. Если встретите что-то интересное в Сети, скопируйте его с помощью программы Evernote, она позволяет хранить тексты и картинки и задавать им теги, по которым легко можно будет найти нужную закладку.

Научитесь произносить «нет». Вам придется говорить это своим близким, которые считают, что вы дома все равно ничем не заняты, а также работодателям, предлагающим срочные, сложные или не интересные заказы за мизерные деньги. Не придумывайте оправданий, не нужно говорить «нет, потому что…» – просто «нет».

Заведите правило проверять почту не чаще, чем раз в час. Практика показывает, что даже очень срочные дела могут подождать это время, в крайнем случае, вопрос смогут решить и без вашего участия.

Научитесь делегировать задачи. Какой смысл делать то, что у вас получается плохо и отнимает много времени, если за этот период вы сможете сделать нечто более прибыльное, почему бы не поручить это другому. Зарабатывайте деньги тем, что вам нравится, и дайте заработать другим.

Отпишитесь от рассылок, которые перестали вас интересовать – ежедневная чистка почты от спама – это такой же пожиратель времени, как и социальные сети. И чем больше бесполезных рассылок висят на вашем ящике, тем это ощутимее.

Придерживайтесь правила 15 минут. Если человек в течение 15 минут занимается одной задачей, он достигает пика продуктивности, который продлится около 30 минут. Из этого следует как минимум два вывода. Если вам трудно начать какое-то дело, заставьте себя, его делать в течение только 15 минут. По окончании этого срока, ручаемся, либо втянетесь в процесс и закончите, наконец, подвисшую задачу, либо хотя бы просто выполните часть работы. Второе следствие этого правила – не позволяйте людям прерывать ваш пик эффективности. Если вы прерветесь через 15 минут, вам придется брать разгон заново.

Препирательства – пустая трата времени. «Тролли» в Интернете не переведутся оттого, что вы объявите против них крестовый поход. Самый продуктивный подход – не обращать на них внимания.

У заказчика есть свои сроки, пусть и у вас будут свои. Заведите лимит времени на каждую задачу, и лучше, если потраченное время будет соответствовать стоимости заказа, хотя со временем вы научитесь выдавать идеи на гора и задачи будут требовать у вас меньше временных ресурсов. Отведите четкий срок выполнения задачи и постарайтесь в него уложиться.

Изучайте техники, которые помогут вам экономить время. Например, технику скорочтения или слепого набора текста, быстрые приемы рисования или генерирования идей. Если навык в будущем позволит экономить вам часы и дни, то его обязательно стоит освоить.

И, наконец, задумайтесь, вы потратили на чтение этой статьи несколько минут вашего жизненного времени. Так пусть оно не будет потрачено зря – опробуйте хотя бы часть предложенных советов на практике и вы увидите, сколько времени это вам освободит.

YouTube Трейлер

Понравилась статья? Поделись с друзьями.

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс

Оставить комментарий